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Microsoft Excel - Introducción de datos

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En este artículo aprenderemos, en algunos casos de forma introductoria puesto que se ampliará más adelante, como se introducen datos en una hoja de cálculo de la suite ofimática Microsoft Office. Hay varias formas que pueden agruparse en tres grandes tipos:

  • Mediante el uso del teclado, el ancestral método de picar datos.
  • Realizando la conexión con un programa externo, que puede ser Access, Microsoft SQL Server, Oracle Database.
  • Usando el contenido de un archivo de texto plano, de texto separado por comas u otro signo ortográfico, o mediante XML.

Picando datos

La forma más básica, directa y sencilla de introducir datos en una hoja de cálculo es mediante el teclado. Para ello, nos tenemos que situar en la celda en la cual queremos escribir. En el momento de abrir el programa, el cursor selecciona por defecto la celda A1.

Para desplazarse a otra celda tenemos tres métodos:

  1. Introducciendo el nombre de la celda en la barra de fórmulas.
  2. Usando las flechas de desplazamiento hasta colocarnos en la celda.
  3. Usando el ratón y haciendo click izquierdo en la celda en la cual nos queremos colocar.

En función de las necesidades usaremos uno u otro sistema. Por ejemplo, para desplazarse a celdas cercanas lo más rápido es usar las flechas de desplazamiento, de esta forma no tendremos que levantar las manos del teclado. Sin embargo, si conocemos el diseño de una hoja de cálculo podemos escribir la celda a la cual queremos ir. Según vayas usando el programa, irás descubriendo cual es la mejor forma.

Aquí puedes ver un vídeo explicativo:

{youtube}RQVXeTGYzOY{/youtube}

Realizando la conexión con un programa externo

La hoja de cálculo de Microsoft nos permite obtener los datos de otros programas entre los que se incluyen los propios de la suite ofimática o de programas de bases de datos más especializados como Oracle Database o Microsoft SQL Server.

El factor común para obtener los datos de cualquiera de estos programas es una herramienta llamada Conectividad abierta de bases de datos que nos permite realizar la conexión con el otro programa y la importación de los datos, haciendo las conversiones oportunas para que funcione correctamente en Microsoft Excel.

El proceso estará guiado por un asistente visual de fácil utilización. Para no complicar este artículo, se harán artículos separados para cada origen.

Texto plano, texto separado por comas o XML

La parte en común es que se parte de un archivo previamente formateado para que cuando abramos el archivo con Microsoft Excel, nos pregunte los datos necesarios para realizar la conversión.

Un archivo de texto llano, texto simple, texto plano, texto sencillo o texto pelado (en inglés plain text) es un archivo informático compuesto únicamente por texto sin formato, sólo caracteres, lo que lo hace también legible por humanos. Estos caracteres se pueden codificar de distintos modos dependiendo de la lengua usada. Algunos de los sistemas de codificación más usados son: ASCII, ISO-8859-1 o Latín-1 y UTF-8.

Un archivo de texto separado por comas es un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal) y las filas por saltos de línea.

Un archivo formato con XML es un archivo que cumple con el lenguaje de marcas XML desarrollado por World Wide Web Consortium.

Para no complicar el artículo, veremos como importar archivos de este tipo en artículos independientes.

 

Tema 2: interfaz gráfica    

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